Статьи

Единоличный порядок оформления актов с помощью Quidox

Дорогой Клиент, в ходе работы с сервисом rabota.by года возникают бухгалтерские вопросы. В формате FAQ мы подготовили ответы на самые частые вопросы по единоличному порядку выставления актов, на который перешли наши компании ООО «ВСЯ РАБОТА» и ООО «100 РАБОТ ТУТ»

Нашим партнером в реализации проекта стала компания ООО "КвиДокс" со своим веб-сервисом https://quidox.by.

QuiDox — веб-сервис мгновенного обмена электронными документами обеспечивает:

  • Значительное снижение затрат на документооборот;
  • Применение электронной цифровой подписи (ЭЦП) в процессе создания как односторонних, так и многосторонних документов полностью соответствует законодательству Республики Беларусь
  • Регистрация в сервисе, первичная настройка и подключение – верификация имеющейся электронной цифровой подписи займет всего 5 минут.

Как зайти в личный кабинет КвиДокс?

С первым актом на почту Главного контактного лица (ГКЛ) приходит приглашение от КвиДокс к обмену электронными документами. В письме содержится подробная инструкция для входа в личный кабинет.

Единоличный порядок оформления актов с помощью Quidox

Если письмо от КвиДокс на почту не пришло?

  • Проверить, какая эл. почта указан при регистрации на сайте (электронная почта ГКЛ)
  • Письмо может попасть в папку «спам»

Если не получилось найти письмо, на странице входа https://app.quidox.by/login необходимо нажать “Забыли пароль?” и ввести адрес электронной почты, куда должно было прийти письмо-приглашение. В письме будет ссылка на подтверждение личного кабинета и инструкция по дальнейшим шагам регистрации.

Единоличный порядок оформления актов с помощью Quidox

Как поменять email, чтобы получать документы на другой адрес электронной почты?

Адреса электронной почты для отправки актов загружаются с сайта rabota.by автоматически. Загрузка электронного адреса ГКЛ:

  • Изменить почту можно путем смены ГКЛ на сайте rabota.by. Объединить кабинеты с разными электронными адресами нельзя
  • Пользователь, который является ГКЛ на сайте rabota.by может передать данные для входа в кабинет КвиДокс желаемому лицу

Как выглядит Акт в КвиДокс?

Единоличный порядок оформления актов с помощью Quidox

Нужно ли Вам подписывать наши акты?

У нас действует единоличный порядок оформления актов. Вам не нужно подписывать наши акты, мы направляем их через Квидокс и на почту ГКЛ для того, чтобы Вы составили акт для себя.

В зависимости от закрепленной у Вас формы документооборота и Вашей внутренней Учетной политики (т.е. используете Вы для документов ЭЦП или нет) Вы можете:

Вариант 1. Вы принимаете к учету только бумажные документы, ЭЦП в работе не используете.

Шаг 1. а) распечатать наш акт из Квидокс или б) взять информацию из нашего акта в Квидокс и составить для себя аналогичный (например, Вы можете перенести информацию в свою привычную форму акта, которую Вы используете в работе со своими клиентами)

Шаг 2. подписать его вручную, отразить в своем бухгалтерском учете и подшить в папку с документами

Вариант 2. Клиент принимает к учету электронные документы, ЭЦП в работе использует

Шаг 1. а) скачать наш акт из Квидокс или б) взять информацию из нашего акта в Квидокс и составить для себя аналогичный (например, Вы можете перенести информацию в свою привычную форму акта, которую Вы используете в работе со своими клиентами)

Шаг 2. подписать его с помощью ЭЦП, сохранить в любом используемом им сервисе (например, КвиДокс, podpis.by и др.), отразить в своем бухгалтерском учете.

Наши печать и подпись для Ваших актов не требуются. Нам направлять подписанные акты тоже не нужно

Единоличный порядок оформления актов с помощью Quidox
Единоличный порядок оформления актов с помощью Quidox

Это вообще законно? Чем предусмотрен такой порядок?

1) Статья 10 закона Республики Беларусь от 12.07.2013 "О бухгалтерском учете и отчетности":

  • Первичный учетный документ, подтверждающий выполнение работ (оказание услуг), может быть составлен подрядчиком (исполнителем) и заказчиком единолично в случаях, определенных Министерством финансов Республики Беларусь, при условии, что договором, заключенным в письменной форме между подрядчиком (исполнителем) и заказчиком, предусмотрен такой порядок оформления выполненных работ (оказанных услуг)
  • Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в форме электронного документа. Первичный учетный документ, составленный в форме электронного документа, должен соответствовать требованиям законодательства Республики Беларусь об электронных документах и электронной цифровой подписи.

2) Постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 12.02.2018 N 13 "О единоличном составлении первичных учетных документов

3) Пункт 2.4. нашего Договора с Вами

Что делать, если нужно прислать акт на другой электронный адрес?

У нас есть возможность перенаправить/повторить Вам акт в КвиДокс на другой электронный адрес клиента в ручном режиме

Что отправляется Вам кроме акта на электронный адрес?

Вам кроме акта в КвиДокс так же отправляется скан акта с обычной печатью на электронный адрес ГКЛ.

Вакансии дня